La importancia de la gestión documental en una empresa ventaja y beneficios

Es muy importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurarentrada como de salida de su empresa.

las tareas de los documentos tanto de

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

1. Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
2. Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
3. Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
4. Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
5. Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
6. Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.
7. Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
8. Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
9. Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.
10. Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.
11. Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…

BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS

1. Reducir el volumen innecesario de documentos, independientemente de su soporte y loas costos asociados al mantenimiento de información redundante.
2. Administrar la información plasmada en documentos para agregar valor a la gestión del conocimiento de la entidad.
3. Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión de la entidad.
4. Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad.
5. Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, así como con los procesos de auditoria, seguimiento y control.
6. Implementar procedimientos archivisticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos.
7. Prestar adecuados servicios de archivo